Jak urządzić pierwsze biuro?

Pierwsze biuro

W życiu każdego początkującego lub bardziej doświadczonego przedsiębiorcy nadchodzi ten moment, kiedy trzeba urządzić swe pierwsze biuro. Jest to niezwykle istotne, albowiem świadczyć będzie zarówno o naszym profesjonalizmie, wyglądzie firmy, jak i komforcie dla nas oraz pracowników.

Odpowiednie przygotowania

Oczywiście najbardziej istotne będzie wybranie lokalizacji. Dziś z racji niezwykle rozbudowanej przestrzeni gospodarczej nie mamy za bardzo problemów ze znalezieniem dla siebie miejsca. Takie lokale możemy wybudować, zakupić lub wynająć. Oczywiście będzie to stanowić największą część firmowego budżetu, zwłaszcza w przypadku kupna lub budowy pomieszczeń. Przy sporych cenach rynkowych lepiej jest się dwa razy zastanowić nad metrażem, aby nie płacić potem większych pieniędzy za niepotrzebną przestrzeń.

Identyfikacja wizualna i dostosowanie

W sytuacji, kiedy chcemy otworzyć swoje pierwsze biuro, zazwyczaj myślimy o wyposażeniu go w nowe meble. Nie możemy jednak zapominać o samej kolorystyce ścian czy elementach dekoracyjnych. Możemy mieć głowę pełną pomysłów, lecz znacznie mniej rozwiązań do ich realizacji. Naszym nadrzędnym zadaniem będzie na początek nakreślenie wizerunku firmy, jej identyfikacji. Jeśli chcemy prezentować siebie w najbardziej stylowy i profesjonalny sposób, to oczywiście możemy postawić na klasykę. Jednak coraz częściej podchodzi się do tych kwestii na luzie, dzięki czemu nie trzeba sztywno trzymać się niepisanej etykiety. Nasze biuro, do którego będziemy zapraszać klientów, ma robić dobre pierwsze wrażenie. Idealnie jest je urządzić zgodnie z tym, czym się zajmujemy.

Jak to wygląda w praktyce? Można zauważyć, że biura firm informatycznych są niezwykle nowoczesne, same w sobie przypominają trochę pomieszczenia laboratoryjne. Architekci stawiają z kolei na nowatorskie pomysły, które mają odzwierciedlać ich pomysłowość. Biura prawne lub księgowe kojarzyć się mają z porządkiem, pełnym profesjonalizmem, dlatego w nich najczęściej zetkniemy się ze skórzanymi fotelami, drewnianymi meblami.

Kolorystyka i estetyka

Te dwa czynniki pełnią niezwykle istotną rolę w budowaniu wizerunku, a także samej atmosfery dla pracowników. Z reguły powinniśmy wybierać biura o neutralnym kolorze. Jaskrawe barwy wręcz biją po oczach, przeszkadzając w pracy. Lepiej zdecydować się na subtelne, często radosne kolory, których zadaniem będzie poprawa naszego humoru. Nie ma chyba nic gorszego jak pracować po godzinach lub przy złej pogodzie w ponurym i zamkniętym pomieszczeniu. Dekoracje również pełnią niezwykle ważną rolę. Można decydować się na lustra, wazony, kwiaty w doniczkach czy też figurki. Jednak o wiele większy efekt wywołują wszelkiego typu obrazy, zdjęcia i tapety. Możemy wybrać coś popularnego lub też związanego z naszą branżą. Zdjęcia firmowe mogą często o wiele lepiej prezentować się w biurze aniżeli gotowce z banku zdjęć lub ze sklepów z tapetami.

Funkcjonalność i komfort

Niezależnie od tego, czy pracujemy samemu lub z kilkoma osobami, powinniśmy stawiać na komfort i funkcjonalność. Praca przy biurku wymaga odpowiedniego krzesła i fotela. Liczy się nie tylko wygoda, lecz także nasze zdrowie. Ułożenie ciała w zdrowej pozycji zapobiegnie problemom z plecami i kręgosłupem. Dobrze jest wybrać fotel na kółkach z kilkoma stopniami regulacji. Jak meble, to tylko takie, które faktycznie mają czemuś służyć. Mogą się one dobrze prezentować, jednak najbardziej istotna będzie dla nas ich pojemność oraz funkcjonalność. Dlatego też dużym powodzeniem cieszą się teraz meble będące połączeniem metalowej lub plastikowej konstrukcji ze szklanymi drzwiami. Nie możemy zapominać też o odpowiednim biurku czy koszu na śmieci.

Oświetlenie

Jednym z podstawowych elementów wyposażenia biura jest oświetlenie. Nie od dziś wiadomo, że wpływa ono zarówno na nasze samopoczucie, jak i efektywność w pracy. Dobrze dobrane światło nie będzie powodowało zmęczenia naszych oczu, a jest to dziś bardzo częste zjawisko. Trudniej jest się nam wtedy skupić na naszym zajęciu. Istnieją nawet rozporządzenia i normy określające warunki świetlne, jakie winny panować w biurach. Przykładowo, wartość oddawania barw światła mierzona w Ra musi wynosić ponad 80. Dłuższe przebywanie w zamkniętych pomieszczeniach wymaga światła rzędu 85-90 Ra, gdzie jest ono bardziej naturalne. Równie istotna jest temperatura barwowa. Tutaj świetlówki lub inny rodzaj oświetlenia powinny być dobierane pod względem dostępu do naturalnego światła. Tam, gdzie dostęp do światła dziennego jest bardziej ograniczony, zaleca się modele o chłodnej barwie.

Elektronika

Nie da się dziś wyobrazić nowoczesnego biura bez elektroniki. Wszelkiej maści sprzęt komputerowy to podstawa w pracy i kontaktach z klientami. W zależności od naszych preferencji możemy zdecydować się na komputery stacjonarne, laptopy, netbooki. Wszystkie mają swe zalety i wady, jednak nie tego dotyczy nasza tematyka. Jeśli już posiadamy sprzęt komputerowy, to nie możemy zapominać o drukarce, skanerze, ewentualnie wielofunkcyjnym urządzeniu. Stawiając na klasyczne kanały komunikacji, możemy zadbać także o telefon stacjonarny z faksem. Przydać się może też telewizor albo radio.

Kącik czasu wolnego

Każdy pracownik zasługuje na trochę czasu wolnego w pracy. Tyczy się to zarówno sfery relaksu, jak i żywienia. Dlatego też dobrze jest wydzielić osobne pomieszczenie, w którym to można w spokoju zjeść śniadanie lub lunch. Na wyposażeniu winien się znaleźć czajnik, ekspres do kawy, lodówka, być może kuchenka mikrofalowa oraz oczywiście szafka z naczyniami i sztućcami. Typowe kąciki wolnego czasu są charakterystyczne dla korporacji, gdzie pracownicy mogą oddać się lekkiej drzemce, zagrać na konsoli czy nawet pograć w piłkarzyki. W małym biurze będzie to zbędne oraz zbyt kosztowne. Nie możemy przy okazji zapominać o miejscu dla naszych klientów. Skórzana kanapa lub fotele będą bardzo na miejscu.

Jeśli myślimy o stałym rozwoju firmy, to pierwsze biuro nie powinno być miejscem, w które zainwestujemy sporo pieniędzy. Być może przy dobrych czasach dla biznesu po niedługim czasie trzeba będzie się przeprowadzić do większego miejsca. Jeśli jednak stawiamy na małą firmę, to warto od razu więcej wyłożyć pieniędzy na urządzanie się. Postawmy na własną inwencję twórczą lub skorzystajmy z pomocy specjalistów w tym zakresie.